Hoe organiseer je een onvergetelijke kerstborrel op locatie?

Een kerstborrel organiseren kan voor veel stress zorgen. Je moet een datum vinden waarop de meeste collega's kunnen, een locatie regelen, eten en drinken bestellen en bedenken wat jullie die avond gaan doen. Met een vaste volgorde regel je dat goed en snel. Het begint bij de datum en het budget, want pas als die vaststaan kun je een locatie kiezen en het programma invullen.

Een kerstborrel met alleen een drankje en een hapje is snel geregeld, maar dan blijft iedereen vaak bij de eigen afdeling staan. Een activiteit zoals een pooltafel of een casinotafel zorgt ervoor dat collega's met elkaar in gesprek komen. In deze blog lees je per stap waar je op let, zodat je de kerstborrel goed en zonder gedoe regelt.

Kerstborrel organiseren in zes stappen

Bij een kerstborrel kun je op tien plekken tegelijk beginnen, maar dan merk je al snel dat de ene keuze de andere in de weg zit. Zonder datum kun je geen zaal reserveren en zonder zaal weet je niet hoeveel eten er nodig is of welke activiteit er past. Daarom loop je de stappen hieronder het makkelijkst in deze volgorde af.

1. Leg de datum en het budget vast

Hoe eerder je collega's de datum weten, hoe meer van hen er straks ook echt bij zijn. In december raken de agenda's namelijk snel vol met etentjes, kerstvoorstellingen en familiebezoek. Je hoeft dus niet te wachten tot de rest rond is om de datum door te geven. Bij de kerstborrels die wij verzorgen, zien we de meeste op een donderdag of vrijdag in de tweede of derde week van december. De borrel sluit dan mooi aan op het einde van de werkweek en de kerstvakantie zit nog net niet in de weg.

Met het budget is het eigenlijk hetzelfde verhaal. Zolang niemand heeft gezegd hoeveel er per persoon te besteden is, ben je al snel een middag kwijt aan het vergelijken van opties die achteraf toch te duur blijken. Een bedrag per persoon maakt meteen duidelijk of er ruimte is voor een diner en een activiteit of dat het bij een borrel met hapjes blijft.

Waar je de borrel houdt, maakt ook nog fiscaal verschil. Drankjes en hapjes op een feest op de werkplek waardeert de Belastingdienst op nul, waardoor ze niet van de vrije ruimte van de werkkostenregeling afgaan. Voor een maaltijd op de werkplek rekent de Belastingdienst in 2026 € 4,05 per persoon, terwijl een feest op een externe locatie helemaal van de vrije ruimte afgaat. Bij een grote groep is het slim om je boekhouder even mee te laten kijken. De regels staan bij de Belastingdienst over de werkkostenregeling.

2. Kies tussen kantoor en een externe locatie

Houd je de kerstborrel op kantoor of ga je ergens anders heen? Op kantoor of in de kantine is iedereen er al, dus je hoeft geen zaal te huren of vervoer te regelen. Daar staat wel tegenover dat je de ruimte zelf aankleedt en na afloop met een paar collega's alles weer opruimt. In een restaurant of feestzaal regelen ze het eten en drinken meestal voor je. Alleen moet je daar rond de feestdagen ruim op tijd reserveren en past jouw programma zich aan de zaal aan in plaats van andersom.

Je kunt het ook omdraaien door de activiteit naar jullie toe te laten komen. Wij bouwen de spellen of de thema-avond op in jullie kantoor of gehuurde zaal en halen alles na afloop weer op, zodat jij alleen de ruimte vrij hoeft te maken. Het enige waar je dan op let, is hoeveel vierkante meter je vrij kunt maken en of er genoeg stopcontacten in de buurt zijn. Hoe dat in zijn werk gaat, lees je op onze pagina over de kerstborrel op locatie.

3. Regel eten en drinken

Het eten schiet er bij een kerstborrel nogal eens bij in, terwijl het er juist voor zorgt dat niemand na een paar drankjes al over de grens gaat. Voor een borrel aan het einde van de middag zijn hapjes meestal genoeg. Duurt de avond langer, dan is een buffet of walking dinner een betere keus. Als je in de uitnodiging meteen naar dieetwensen en allergieën vraagt, bestel je bij de cateraar in één keer het juiste.

En vergeet de collega's niet die geen alcohol drinken. Met alcoholvrij bier of een goede mocktail hebben zij óók iets lekkers in hun glas. Stagiairs of bijbaners onder de 18 schenk je sowieso geen alcohol.

4. Stuur de uitnodiging

Met een goede uitnodiging voorkom je dat je in de weken ervoor steeds dezelfde vragen in je mailbox krijgt. Daarom zet je erin hoe laat de borrel begint en eindigt, waar hij is, of er gegeten wordt en wat er te doen is. Als je collega's vraagt om voor een vaste datum te reageren, weet je op tijd voor hoeveel mensen je eten en drinken bestelt. Is er een thema, zoals de foute kersttrui, dan zet je dat er natuurlijk ook bij. Een week van tevoren stuur je nog een korte herinnering, want in december vergeet iedereen wel eens iets.

5. Kies een kerstborrel activiteit die bij jullie team past

Of collega's na een uur naar huis gaan of de hele avond blijven, hangt voor een groot deel af van wat er te doen is. Op een borrel werkt een activiteit het best als mensen er zelf in en uit kunnen stappen. Zo hoeft niemand verplicht op een podium te staan en lopen de gesprekken gewoon door, ook voor de collega die liever kijkt dan meedoet. Een speeltafel of casinotafel past daarom vaak beter bij een borrel dan een programma waar iedereen tegelijk aan mee moet doen. Verderop in deze blog lees je een paar ideeën die op het werk goed uitpakken.

6. Zorg dat de avond zelf soepel loopt

Het laatste wat je op de avond zelf wilt, is de hele tijd vragen beantwoorden over hoe laat de taxi's komen of waar de verlengsnoeren liggen. Een kort draaiboek scheelt je dat gedoe. Daarin staat hoe laat de leveranciers komen opbouwen, wanneer de borrel begint, wie er een woordje doet en wanneer de activiteit opengaat, met bij elk onderdeel wie het regelt. Dat woordje mag trouwens best kort zijn. Als de activiteit er meteen op volgt, valt er geen gat in de avond.

Ook goed om vooraf te regelen is hoe iedereen aan het einde veilig thuiskomt. Dat een werkgever ook tijdens een bedrijfsuitje een zorgplicht heeft, oordeelde de Hoge Raad in 2009. Een paar taxi's of duidelijke afspraken over wie er nog rijdt horen daarom gewoon bij de organisatie.

Kerstborrel ideeën voor op het werk

Een activiteit hoeft niet groot te zijn om de borrel te laten werken. Hieronder staan vijf ideeën die we vaak bij bedrijven neerzetten, van een losse speeltafel tot een complete thema-avond.

Speeltafels waar iedereen even aan meedoet

Een paar speeltafels in de ruimte geven je meteen een plek waar collega's met een drankje in de hand naartoe lopen. Er is altijd iemand die speelt en een paar collega's die eromheen staan te kijken, waardoor mensen van verschillende afdelingen vanzelf met elkaar in gesprek raken. Denk aan een pooltafel, een airhockeytafel of een shuffleboard.

Een casino-avond als thema

Wil je dat de borrel echt één geheel wordt, dan past een thema-avond goed. Bij een casino-avond speel je roulette en blackjack om fiches in plaats van echt geld, zodat iedereen mee kan doen zonder dat het iemand iets kost. Het thema geeft je bovendien meteen een dresscode voor de uitnodiging. Hoe zo'n avond eruitziet, zie je bij onze Casino Royale.

Karaoke voor het laatste deel van de avond

Aan het begin van de avond wil bijna niemand als eerste de microfoon pakken. Later, als de eerste drankjes op zijn, ligt die drempel een stuk lager en durven ineens veel meer collega's het aan. Daarom past de karaoke het best aan het einde van het programma. Wie zelf niet zingt, heeft er als publiek net zoveel plezier van. Meer hierover lees je bij onze karaokeset.

Silent disco als je wilt dansen zonder harde muziek

Op een kerstborrel wil je dat collega's kunnen dansen, maar ook dat anderen er gewoon een gesprek naast kunnen voeren. Met een silent disco lukt dat allebei, want de muziek komt uit draadloze koptelefoons en in de ruimte zelf blijft het rustig. Zo kan het feest op kantoor ook doorgaan als er nog mensen in het gebouw aan het werk zijn. Meer over de mogelijkheden lees je bij onze silent disco.

Een photobooth voor foto's in kerstsfeer

Een photobooth is op een kerstborrel een makkelijke trekpleister, zeker als collega's in een foute kersttrui komen. Iedereen gaat er in andere groepjes voor op de foto, dus ook collega's die elkaar normaal weinig spreken staan ineens samen in beeld. Achteraf heb je meteen een mooie verzameling foto's om in de groepsapp of op intranet te delen. Wat er allemaal bij zit, zie je bij onze photobooth.

Veelgestelde vragen over kerstborrel organiseren

In onze brochure voor de feestdagen zie je alle activiteiten op een rij, zodat je samen met je collega's kunt kiezen wat bij jullie kerstborrel past.